27.1 Kişi, Firma ve Fırsat Ayrımı
Aynı firmadan birden fazla kişiyle görüşülebilir. Bu kişilerin her biri ayrı bir firma veya bağımsız satış fırsatı gibi sayılmamalıdır.
Firma kaydı kuruluşu, kişi kaydı iletişim kurulan insanı, fırsat kaydı ise belirli bir ticari ihtiyacı temsil edebilir. Kullanılan sistem farklı olsa da bu ayrım korunmalıdır.
27.2 Gerekli Kayıt Alanları
Temel alanlar firma, kişi, iletişim bilgisi, ülke, ürün ilgisi, görüşme notu, sorumlu ve sonraki adımdır.
Fuarın adı ve kayıt kaynağı da tutulmalıdır. Kişi fuar öncesi reklamdan gelmiş, stantta görüşmüş ve sonrasında teklif istemiş olabilir. Bu temaslar mümkün olduğunca aynı ilişki altında görülmelidir.
27.3 Durumların Tanımlanması
“Yeni kayıt”, “İnceleniyor”, “Görüşme yapıldı”, “Teklif hazırlanıyor”, “Teklif gönderildi”, “Kazanıldı” ve “Kapatıldı” gibi aşamalar kullanılabilir.
Her aşamanın anlamı yazılı olmalıdır. Teklif gönderilmediği hâlde kaydın teklif aşamasında görünmesi, raporları yanıltır.
Her aktif fırsatta bir sorumlu ve tarihli sonraki görev bulunmalıdır. “Takip edilecek” ifadesi, kimin ne zaman ne yapacağını açıklamaz.
Uygulama sırası ve sektör örneği
CRM kurulumu kayıt alanlarından önce iş süreciyle başlamalıdır. Ekibin bir fırsatı hangi aşamalardan geçirdiğini yazın. Sonra bu aşamalara gerekli alanları, sorumluları ve görevleri ekleyin. Çok sayıda zorunlu alanla başlamak yerine gerçekten kullanılan bilgileri önceliklendirin.
Bir distribütör firmasından üç kişiyle görüşüldüğünde tek firma altında üç kişi kaydı tutulabilir. Aynı firmanın farklı ürün grupları için iki bağımsız ihtiyacı varsa ayrı fırsatlar açılabilir. Böylece kişi sayısı ile ticari fırsat sayısı karışmaz.
Sık hata ve karar kontrolü
Fuar sonrasında bütün kartvizitleri sisteme yükleyip kayıtları sorumlusuz bırakmak, takip düzeni kurmak anlamına gelmez. Her aktif fırsatta bağlam, sorumlu ve tarihli sonraki görev bulunmalıdır. Kapanan fırsatın nedeni de uygun biçimde saklanmalıdır.
Kontrol: Aynı firma tekrarlı mı? Aşamaların anlamı belli mi? Sonraki görev açık mı? Erişim yetkileri işle uyumlu mu?