29.1 Belgenin Amacını Seçmek
Kısa broşür markayı ve ürün grubunu tanıtabilir. Ayrıntılı katalog ürün seçeneklerini karşılaştırmaya yardımcı olabilir. Teknik föy ise belirli bir ürünün özelliklerini açıklar.
Bu belgelerin görevleri birbirinden farklıdır. İlk kez tanışılan kişiye yüzlerce sayfalık katalog göndermek, aradığı ürünü bulmasını zorlaştırabilir.
29.2 Bilgi Düzeni
Ürün adı, kodu, kullanım alanı, teknik özellikleri ve ilgili görseller tutarlı bir sırada sunulmalıdır.
Ölçü birimleri açık olmalı, seçenekler ve standart özellikler karıştırılmamalıdır. Görseller farklı ürün varyantlarına aitse açıklanmalıdır.
Uzun belgelerde içindekiler ve tıklanabilir bölüm bağlantıları bulunması kullanımı kolaylaştırabilir. Metinlerin seçilebilir ve okunabilir olması da önemlidir.
29.3 Sürüm Yönetimi
Dosya adı, dil ve sürüm bilgisi düzenli tutulmalıdır. Eski fiyat veya ürün bilgisinin yanlışlıkla paylaşılması önlenmelidir.
Katalog bağlantıları yayımlanmadan önce telefonda denenmelidir. Büyük dosyalar için daha hafif bir sürüm veya ilgili ürün sayfası seçeneği düşünülebilir.
Fuar sonrasında da kullanılan bağlantıların güncel kalması planlanmalıdır. Belge yenilendiğinde satış ekibinin aynı sürümü kullandığından emin olunmalıdır.
Uygulama sırası ve sektör örneği
Katalog üretimine tasarımdan önce ürün bilgi listesiyle başlayın. Ad, kod, kullanım alanı, ölçü, seçenek ve belge bağlantılarını aynı düzen içinde toplayın. Teknik ekip bilgiyi doğruladıktan sonra sayfa yapısını kurun. Son dosyayı telefon ve bilgisayarda kontrol edin.
Bir mobilya kataloğunda farklı kaplama seçenekleri gösteriliyorsa görselin hangi seçeneğe ait olduğu belirtilmelidir. Standart ürünle özel üretim seçeneği karıştırılmamalıdır. Teknik çizim ve ürün fotoğrafı aynı modele ait olmalıdır.
Sık hata ve karar kontrolü
Eski belgeyi yeni kapakla yayımlamak, içerikteki hataları ortadan kaldırmaz. Katalogdaki bir bilgi değiştiğinde web sayfası ve satış paketleri de kontrol edilmelidir. Çok büyük bir dosya yerine uygun çözünürlük ve ilgili ürün bölümleri düşünülebilir.
Kontrol: Sürüm ve dil belli mi? Bağlantılar çalışıyor mu? Ölçü birimleri açık mı? Ekibin kullandığı dosya güncel mi?