37.1 Ortak Tanımlar
Raporda “kayıt”, “firma”, “görüşme” ve “fırsat” ayrı sayılmalıdır. Aynı firmadan üç kişiyle konuşulması üç müşteri kazanıldığı anlamına gelmez.
Her aşamanın tanımı ve rapor tarihi belirtilmelidir. Fuarın hemen ardından hazırlanan raporla üç ay sonraki ticari değerlendirme farklı bilgiler sunar.
37.2 Temel Rapor Yapısı
Rapor şu soruları yanıtlayabilir:
- Kaç benzersiz firmayla iletişim kuruldu?
- Kaç planlı görüşme gerçekleşti?
- Kaç uygun ticari fırsat belirlendi?
- Kaç kayıt için sonraki adım tamamlandı?
- Kaç teklif verildi?
- Hangi fırsatlar sonuçlandı veya bekliyor?
- En sık karşılaşılan ihtiyaç ve itirazlar neler?
Rakamların yanında kısa bir yorum bulunmalıdır. Artış veya düşüşün olası nedenleri, kesin bilgiyle varsayım ayrılarak yazılmalıdır.
37.3 Pazarlamaya Geri Bildirim
Satış ekibi, gelen kayıtların niteliğini pazarlamayla paylaşmalıdır. Hangi mesajların yanlış beklenti oluşturduğu ve hangi içeriklerin görüşmeyi kolaylaştırdığı anlaşılmalıdır.
Raporun amacı yalnızca faaliyetleri göstermek değildir. Sonraki içerik, hedefleme ve süreç kararlarını geliştirmektir.
Uygulama sırası ve sektör örneği
Raporun veri sözlüğünü hazırlayın. Kişi, firma, görüşme, fırsat ve kazanılan satış tanımlarını ayırın. Rapor tarihini ve kapsanan fuar kayıtlarını belirtin. Açık fırsatları sonuçlanmış işlemlerden ayrı gösterin. Sayıların ardından karar gerektiren kısa yorum ekleyin.
Örneğin kayıt sayısı yüksek, uygun fırsat sayısı düşükse reklam mesajı veya form vaadi incelenebilir. Uygun fırsat var ancak takip görevi tamamlanmıyorsa öncelik medya harcamasını artırmak yerine satış iş akışını düzeltmek olabilir.
Sık hata ve karar kontrolü
Her raporda farklı tanımla hesap yapmak dönemler arası karşılaştırmayı bozar. Geçmiş rapor düzeltiliyorsa neden ve kapsam not edilmelidir. Eksik bilgi, sıfır sonuçla aynı şey değildir.
Kontrol: Benzersiz kayıtlar ayrılıyor mu? Tanımlar sabit mi? Bekleyen fırsatlar görünür mü? Rapor bir sonraki kararı açıklıyor mu?