42.1 Görüşmenin Bağlamını Korumak
Fuar sonrası ilk mesaj, mümkün olduğunca gerçek görüşmeye dayanmalıdır.
Kişinin ilgilendiği ürün, konuşulan ihtiyaç ve gönderilmesi kararlaştırılan belge hatırlatılabilir. Genel teşekkür metni, bu bilgilerin yerini almamalıdır.
Görüşme yapılmamış bir kişiye “Standımızdaki görüşmemiz için teşekkür ederiz” mesajı gönderilmemelidir. Katılmayanlar veya yalnızca içerik isteyenler için uygun ayrı metin hazırlanmalıdır.
42.2 Örnek Takip Sırası
İlk aşamada söz verilen bilgi paylaşılır. Sonraki iletişimde belgenin ihtiyacı karşılayıp karşılamadığı sorulabilir.
Uygunsa teknik değerlendirme, numune, teklif veya ikinci toplantı önerilir. Her mesajın yeni bir amacı olmalıdır.
Takip aralıkları sabit bir reçeteyle belirlenmemelidir. Talebin aciliyeti, müşterinin zaman planı ve kararlaştırılan görüşme tarihi esas alınmalıdır.
42.3 Yanıt Geldiğinde Akışı Değiştirmek
Kişi yanıt verdiğinde otomatik genel mesajların devam etmesi, iletişimi kopuk gösterebilir. Görüşme bireysel takibe alınmalı ve kayıt durumu güncellenmelidir.
İletişim istemeyen kişilerin tercihi ilgili sistemlere yansıtılmalıdır. Yanıt gelmemesi de sınırsız tekrar için gerekçe oluşturmamalıdır.
Uygulama sırası ve sektör örneği
Önce görüşme kayıtlarını uygun gruplara ayırın. Acil belge veya teklif sözü verilenleri önceliklendirin. İlk mesajı gerçek görüşmeye göre hazırlayın. Sonraki iletişim tarihini müşterinin planı ve kararlaştırılan adımla ilişkilendirin. Yanıt gelince genel akışı durdurun.
Bir malzeme üreticisi, numune isteyen kişiye gönderim bilgisini; teknik soru soran kişiye onaylı açıklamayı iletebilir. İki kişiye de yalnızca fuar teşekkür afişi göndermek verilen sözün yerini tutmaz.
Sık hata ve karar kontrolü
Standı ziyaret etmeyen kişiye görüşme yapılmış gibi teşekkür etmek güveni zayıflatır. Aynı hatırlatmayı yeni bilgi sunmadan tekrar etmek de takip stratejisi sayılmaz. Her mesajda bir amaç ve uygun devam seçeneği bulunmalıdır.
Kontrol: Mesaj gerçek kayda dayanıyor mu? Söz verilen bilgi gönderildi mi? Yanıtları kim takip ediyor? Durma ve erteleme koşulları var mı?